BUFFL Customizers maakte een grote automatiseringsslag op de werkvloer, met het implementeren van ERP-systeem Pinewood DMS per 1 oktober 2022. Martijn van Pinxteren is mede-eigenaar van Grayhams uit Uden en re-seller van deze Engelse Dealer Management Software.
Software voor autodealers
Begin 2022 benaderde BUFFL Customizers Martijn voor overleg over nieuwe software. Het doel? Eén veilig en toekomstbestendig systeem om slimmer en efficiënter te werken en meer inzicht te krijgen in data. De klik was er meteen. Onder andere vanwege de Automotive-achtergrond van Martijn. Hij werkte jarenlang voor BAS Trucks in Veghel, voordat hij in 2017 samen met zijn compagnon Grayhams oprichtte. Met dat bedrijf verkoopt en implementeert hij Pinewood DMS (voorheen Pinnacle): één softwaresysteem dat álles doet voor auto- en truckdealers. Nu is BUFFL natuurlijk geen dealer, maar toch was er van beide kanten direct voldoende vertrouwen om een samenwerking op te starten.
Anders dan anders
Doorpakken! Daar houden ze van bij BUFFL. Én bij Grayhams. Dus een volgende stap werd snel gezet. Alle processen binnen BUFFL Customizers moesten in kaart gebracht worden. Van de financiële afdeling tot de werkplaats en het magazijn. Extra nauwkeurig, omdat het productieproces van BUFFL verschilt van de processen waarvoor Pinewood over het algemeen wordt ingezet. ”Dat maakte deze klus voor mij extra interessant,” aldus Martijn. “Normaalgesproken is dit gedeelte redelijk standaard, maar nu moest ik er echt opnieuw over nadenken. Een mooie uitdaging!”.
Grondige voorbereidingen
Met een kleine club mensen werden alle softwarefuncties zorgvuldig doorgesproken, getest en getraind. Dat trainen gebeurde onder andere via de Grayhams Academy. Medewerkers van BUFFL maakten online kennis met Pinewood en experimenteerden in een testomgeving met alle mogelijkheden. Daarna volgde een training in eigen huis, met uitleg over de modules en oefeningen uit de praktijk. Alles om zo goed mogelijk van start te gaan! Het eerste weekend van oktober werden alle data overgezet naar het nieuwe systeem, en de maandag erna was het moment daar: BUFFL ging live!
Aandacht achteraf
Natuurlijk ging de lancering van het nieuwe softwaresysteem niet gepaard met alleen maar feestvreugde. Martijn spreekt uit ervaring: “Een nieuw systeem is altijd even lastig, voor bijna iedereen. Het voelt voor medewerkers alsof ze een nieuwe baan hebben, en je kunt nooit vanaf de eerste dag profiteren van álle mogelijkheden. Dus logisch dat sommige mensen mopperen. Dat is normaal, en daarom zijn wij er! Om medewerkers te begeleiden en te ondersteunen waar nodig. Ook helpen we bij het inrichten van de software, en het optimaal benutten van alle mogelijkheden. Stap voor stap, wanneer klanten dat willen.”
Samen groeien
Martijn kijkt tevreden terug op de samenwerking met BUFFL. Vooral op de positieve houding van het team. ‘We gaan dit gewoon doen!’ Dat was de instelling die constant overheerste. Martijn: “Het is belangrijk dat klanten zelf actief bezig zijn en blijven met het systeem. En zich continu afvragen hoe processen nóg beter kunnen. Want soms hebben we dingen bedacht, maar blijken die achteraf toch anders te moeten. Dan pakken we dat op, het liefst op een positieve manier. Vanuit de gedachte dat we samen elke dag een beetje beter worden. En precies dat voelde ik bij BUFFL, meteen vanaf het begin!”
We zijn er wanneer het nodig is. Ook ná implementatie van de software.
Operationeel manager Renske over Pinewood DMS:
“Pinewood heeft het werk bij BUFFL véél makkelijker gemaakt. Eerder waren we altijd aan het zoeken in Excel-bestanden. Nu staat alle informatie die we nodig hebben in één systeem.
De werkbonnen vormen in Pinewood een digitaal dossier per auto. Collega’s in de werkhal kunnen de bon op hun eigen telefoon bekijken, digitaal de uren klokken die zij aan een project besteden en zelfs de materialen scannen die ze hebben gebruikt. Die informatie wordt direct gebruikt voor voorraadbeheer. In de planmodule zie ik wie wat aan het doen is en welke acties nog niet staan ingepland maar wél moeten gebeuren. Zo is de kans veel minder groot dat we dingen vergeten. Ook fijn: alle relevante informatie wordt gekoppeld aan financiële data, zodat kosten vooraf duidelijk zijn en een factuur met één druk op de knop verstuurd kan worden. Ideaal!
De samenwerking met Martijn is erg prettig. Hij is de rust zelve, goed bereikbaar en altijd bereid om mee te denken. Je merkt dat hij het systeem echt door en door kent: voor alles is een oplossing. Tegelijkertijd kan hij zich goed verplaatsen in ons, als beginnende gebruikers. Ik heb wel eens het gevoel dat we onzinnige vragen stellen, maar hij neemt ons altijd serieus. Geen vraag is te gek!”
We merken nu pas écht wat we hiervoor misten!